Требования предъявляемые к документам для совершения нотариальных действий

Нотариусы г.Челябинска Коровина Л.В. и Коровин Е.В.

Документы, необходимые для совершения нотариальных действий

Какие документы нужно иметь при себе, обращаясь к нотариусу?

Обращаясь к нотариусу, всегда необходимо иметь при себе удостоверение личности. Для большинства граждан удостоверением личности является паспорт . Водительские права, студенческие билеты, служебные удостоверения и прочие подобные документы не могут удостоверить вашу личность

Перечень документов, которые нужно иметь при себе помимо паспорта напрямую зависит от вида нотариального действия, которое вы хотите осуществить. Ниже приведено несколько конкретных примеров. Однако, лучше всего, перед визитом к нотариусу — позвонить ему и уточнить необходимый перечень документов.

Для оформления доверенности на автомобиль необходимо:

  • Паспорт (личное присутствие владельца)
  • Данные доверенного лица (ФИО, где зарегистрирован). Личное присутствие необязательно.
  • Свидетельство о регистрации или ПТС
  • Паспорт транспортного средства

Доверитель должен указать — на какой срок выдается доверенность; с правом передоверия или без права передоверия.

Для оформления согласия на выезд ребенка за границу РФ необходимо:

  • Паспорт (личное присутствие родителя)
  • Свидетельство о рождении ребенка
  • Указать в какую страну выезжает ребенок
  • Даты отъезда и возвращения
  • Данные (ФИО, место жительства) сопровождающего

Полезно, так же, проконсультироваться с тур. агентом и/или с консульским работником о дополнительных требованиях к документу, так как требования различных стран переодически меняются.

Для удостоверения доверенности или свидетельствования подлинности подписи на банковской карточке и на заявлениях в налоговые органы от юридических лиц необходимы следующие документы:

  • Подлинники уставных документов юридического лица:
  • Свидетельство о первичной регистрации юридического лица;
  • Устав (действующий);
  • Все изменения к действующему Уставу (текст Изменений, со штампом налоговых органов, и Свидетельство об их регистрации);
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН);
  • Свидетельство о внесении сведений в ЕГРЮЛ (ОГРН);
  • Протокол об избрании первого лица (Генерального директора);
  • Паспорт первого лица и его присутствие

Если на банковской карточке свидетельствуется подлинность подписи не только первого лица, то необходимо предоставить документ подтверждающий полномочия лица, чья подпись свидетельствуется (например, если это главный бухгалтер, то — приказ о назначении главного бухгалтера).

Для нотариального удостоверения договора купли-продажи квартиры необходимо:

  • Правоустанавливающий документ
  • Выписка из ЕГРП
  • Паспорт на квартиру
  • Справка о регистрации (форма 9)
  • Если несовершеннолетние являются сособственниками, то разрешение Муниципальных органов
  • Если квартиры приобреталась в браке по договору купли-продажи, то согласие супруга (супруги)

В особых случаях могут потребоваться и некоторые другие документы.

Какие документы необходимы для удостоверения сделок, направленных на отчуждение доли в уставном капитале Обществ с ограниченной ответственностью?

1. Документы, подтверждающие правоспособность Общества с ограниченной ответственностью:

  • Устав или копия Устава, заверенная налоговым органом или копия устава, предоставленная участнику Общества, отчуждающему долю в соответствие с пунктом 3 статьи 12 Закона «Об Обществах с ограниченной ответственностью» (с отметкой Общества о том, что это копия действующего Устава);
  • изменения в Устав;
  • учредительный договор (договор о создании Общества) или решение единственного учредителя о создании Общества;
  • свидетельства о регистрации юридического лица (ОГРН), о постановке на налоговый учет (ИНН), о внесении изменений в учредительные документы Общества;
  • выписка из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • решения (протоколы, приказы) Общества об избрании директора.

2. Документы, на основании которых отчуждаемая доля была приобретена ранее лицом, отчуждающим долю:

  • учредительный договор (договор о создании Общества);
  • договор, на основании которого доля (часть доли) были приобретены;
  • свидетельство о праве на наследство;
  • свидетельство о праве собственности пережившего супруга и т.п.

3. Иные документы:

3.1. Документы от Общества (примерный образец дан в приложении):

  • об оплате лицом, отчуждающим долю, принадлежащей ему доли;
  • о получении Обществом оферты о предстоящей продаже доли в уставном капитале;
  • о согласии Общества на отчуждение доли (если предусмотрено Уставом);
  • о наличии (отсутствии) заявлений от участников Общества об акцепте оферты или об отказе от права преимущественной покупки отчуждаемой доли.

3.2. Нотариально удостоверенное заявление участника Общества об отказе от права преимущественной покупки отчуждаемой доли.

3.3. Список участников Общества по состоянию на дату продажи доли.

3.4. Если стороной по сделке является физическое лицо, ему следует представить:

  • паспорт, свидетельство о браке или о расторжении брака;
  • нотариально удостоверенное согласие супруга на отчуждение (покупку) доли или нотариально удостоверенное заявление о том, что на момент приобретения доли в браке не состоял (не состоит);
  • если договор подписывает доверенное лицо, необходимо представить нотариально удостоверенную доверенность, с правом подписания договора.

3.5. Если стороной по сделке является юридическое лицо, оно должно представить:

  • Устав со всеми изменениями с отметкой налогового органа о регистрации или копию Устава, заверенную налоговым органом;
  • свидетельство о государственной регистрации (ОГРН), свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН), свидетельства о регистрации изменений (если были изменения);
  • учредительный договор или договор (решение) о создании общества с отметкой налогового органа о регистрации;
  • выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • решения (протоколы, приказы) о назначении руководителя, главного бухгалтера, Совета директоров (если предусмотрен Уставом);
  • печать юридического лица;
  • если сделка не является для юридического лица крупной сделкой, то письмо за подписью руководителя и главного бухгалтера о том, что данная сделка не является крупной сделкой, а если сделка является крупной сделкой, то протокол об одобрении крупной сделки уполномоченным органом юридического лица;
  • если сделка не является сделкой с заинтересованностью, то письмо за подписью руководителя о том, что данная сделка не является сделкой с заинтересованностью, а если сделка является сделкой с заинтересованностью, то протокол об одобрении сделки с заинтересованностью уполномоченным органом общества;
  • письмо за подписью руководителя и главного бухгалтера о том, что на совершение данной сделки не требуется согласие Федеральной антимонопольной службы и других органов в соответствии с действующим законодательством либо, если необходимы такие согласия, документы, подтверждающие согласование с уполномоченными органами.
Смотрите так же:  Права детей судебная практика

3.6. Заявление в налоговый орган по форме 14001 (2 экземпляра).

Примечание: указанные в пунктах 1-2, 3.3, 3.5 Перечня документы необходимо представлять с их ксерокопиями.

Указанный ПЕРЕЧЕНЬ НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ИСЧЕРПЫВАЮЩИМ и может изменяться. Точный список документов будет определен при личной консультации у нотариуса.

15. Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий

Как известно, слово «документ» происходит от лат. сю- cumentum — «образец, свидетельство, доказательство». Документы, предоставляемые клиентами нотариусу, служат единственным источником информации как о самом клиенте, так и о совершаемом нотариальном действии.

Для исправления, имеющих место в документах, не подлежащих подписанию сторон, в конце удостоверитель- ной надписи нотариуса оговаривается, что в тексте имеют место те или иные исправления, что подтверждается подписью и оттиском печати нотариуса.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию доку-

Нотариальные действия

Нотариус обеспечивает защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения нотариальных действий от имени Российской Федерации.

При совершении нотариальных действий, нотариус руководствуется действующим законодательством, беспристрастен и независим в своей деятельности. Нотариусу запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали ему и его сотрудникам известны в связи с совершением нотариальных действий, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

Ниже Вы сможете ознакомится с видами нотариальных действий, списком необходимых документов и порядком их совершения.

Безусловно, что для каждого нотариального действия требуются определенные документы, однако, есть и общие требования, которые помогут Вам при обращении к нотариусу.

Виды нотариальных действий:

Необходимые документы для нотариуса

Общие требования

Обращаясь к нотариусу за правовой помощью, стоит помнить, что необходимый пакет документов меняется в зависимости от вида нотариального действия, которое должно быть совершено.

Самым необходимым документом, который требуется во всех случаях без исключения, является паспорт лица, обратившегося за совершением нотариального действия или иной документ, который поможет удостоверить личность. Если к нотариусу обращается иностранный гражданин, он обязан также предоставить перевод своего паспорта на русский язык.

Если к нотариусу обращается представитель юридического лица, то он должен кроме паспорта предоставить также документы, подтверждающие его полномочия, в частности, приказ о назначении на должность, решение, протокол или доверенность на реализацию определенных действий от имени организации.

Стоит помнить, что если один из документов или пакет бумаг для нотариуса был оформлен ненадлежащим образом, то нотариус имеет полное право отказать в совершении нотариальных действий либо отложить их до того момента, пока обратившиеся не приведут документы в порядок.

Кроме того, отложить совершение нотариальных действий нотариус может на основании необходимости предоставить дополнительные документы.

Чтобы заверить нотариально какой-либо документ, который был составлен за рубежом, необходимо первоначально легализовать его на территории России. Нелегализованные документы принимаются нотариусом для удостоверения только в отдельных случаях, которые предусмотрены международными договорами и российским законодательством.

Требования к документам, копии которых необходимо заверить

Законом, принятым на федеральном уровне, «Основы законодательства России о нотариате» к документам для нотариуса предъявляются особые требования.

В соответствии со статьей 45 Закона о нотариате, заверить документ в нотариальной конторе можно только в том случае, если он не имеет ни приписок, ни подчисток, ни зачеркнутых слов.

Для совершения нотариальных действий не принимаются любые документы, в которых текст полностью или же частично написан карандашом.

Кроме того, к документам, которые предоставляются на заверение нотариусу, предъявляются следующие требования:

  • целостность документа не должна быть нарушена;
  • текст должен быть прописан ясно и четко;
  • в документе должна быть указана дата составления;
  • все сроки и числа, которые содержатся в документе, дополнительно дублируются словами;
  • ФИО граждан, а также наименования юридических лиц должны быть написаны без сокращений;
  • также точно и без сокращений указываются адреса расположения юридических лиц и место жительство граждан;
  • если документ содержит несколько листов, все они должны быть пронумерованы и прошиты, а в случае документов юридических лиц – скреплены печатью и подписью должностного лица.

Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий

Как известно, слово «документ» происходит от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство». Документы, предоставляемые клиентами нотариусу, служат единственным источником информации как о самом клиенте, так и о совершаемом нотариальном действии. На основании представляемых письменных документов нотариус может сделать вывод о возможности или невозможности совершения того или иного нотариального действия, о наличии или отсутствии фактов, имеющих значение для совершения нотариального действия. Отсюда и жесткие требования: нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова, приписки, сокращения и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Если в каком-либо случае исправления избежать невозможно, то они совершаются в соответствии с правилами, предусмотренными в соответствующих инструкциях Минюста. Все приписки, исправления должны оговариваться сторонами и удостоверяться подписями, все исправления также должны быть совершены таким образом, чтобы возможно было прочесть первоначальный текст.

Для исправления, имеющих место в документах, не подлежащих подписанию сторон, в конце удостоверительной надписи нотариуса оговаривается, что в тексте имеют место те или иные исправления, что подтверждается подписью и оттиском печати нотариуса.

Смотрите так же:  Договор с водителем по гпх

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В случае, если документ не отвечает изложенным требованиям, составлен неграмотно, нотариус может предложить обратившемуся лицу составить новый документ, в крайнем случае исправить имеющийся, либо может предложить составить этот документ при помощи нотариуса.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью выдавшей организации. Однако такое требование Основ законодательства о нотариате по существу неприемлемо для многостраничных документов, исходящих от физических лиц. На практике в этих целях также используется печать нотариуса.

Документ должен быть оформлен в соответствии с действующим законодательством.

Подписи физических лиц, лиц, действующих по доверенности, и лиц, выступающих от имени иностранных юридических лиц, должны быть заверены нотариально.

При сдаче на перевод с нотариальным заверением, документы, выданные за пределами РФ, должны быть легализованы (кроме стран, с которыми заключены соглашения об отмене легализации).

Требования, предъявляемые к документам, при совершении нотариальных действий

К документам, представляемым для совершения нотариальных действий, предъявляются требования, обеспечивающие законность и обоснованность нотариальных действий.

В соответствии с требованиями о ст.45 Основ законодательства о нотариате нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные неоговоренные исправления, документы, а также документы, исполненные карандашом.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Если в предъявляемых нотариусу документах, всё же были допущены какие-либо исправления, оговорки, то они должны быть оговорены подписью и печатью лица, выдавшего такой документ. При этом, нужно учитывать ряд особенностей при внесении исправлений в документы, например: внесение изменений и/или исправлений в трудовые книжки, может совершаться только при соблюдении Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Правительством РФ. В таких документах, как паспорт гражданина РФ, свидетельство о государственной регистрации прав на недвижимое имущество, дипломы об образовании и их приложения исправления не допускаются, соответственно, даже при наличии оговорки такие документы нотариусом приниматься не могут.

В документах совершенных гражданами и/или юридическими лицами и удостоверенных нотариально исправления оговариваются в двух местах: после окончания текста документа лицами, совершившими нотариальную сделку или иной нотариальный документ с приложением их подписей и нотариусом после удостоверительной надписи с приложением подписи и печати.

Исправления, внесенные в текст нотариально удостоверяемого документа, не требующего подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия (например: свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности), оговариваются нотариусом после удостоверительной надписи с приложением подписи и печати нотариуса.

Тексты предъявляемых нотариусу документов должны быть читабельны. Ветхие документы, порванные документы, документы с утраченными фрагментами подлежат замене на дубликаты или повторные.

Нотариус не может принимать документы, если они не соответствуют требованиям законодательства, их содержание противоречит законодательным актам Российской Федерации или нормам международного права, содержат сведения, порочащие честь и достоинство.

Документы, предъявляемые нотариусу для совершения нотариальных действий, должны быть исполнены на русском языке. Если предъявляемый документ (часть документа, либо какой-либо из реквизитов) исполнен на иностранном языке, то он подлежит переводу. Перевод такого документа может быть совершен либо самим нотариусом, если нотариус владеет соответствующим языком либо переводчиком, подлинность подписи которого должна быть засвидетельствована нотариально.

28.Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий. Порядок подписи нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов.

В случае, если указанные документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей, для которых представлен документ, нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия.

Нотариусы принимают для совершения нотариальных действий электронные документы, формат которых соответствует требованиям настоящих Основ и других законодательных актов Российской Федерации и которые могут быть воспроизведены программно-техническими средствами, имеющимися в распоряжении нотариуса.

Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.

Данные правила не применяются при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме.

29.Нотариальное делопроизводство.

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется органами юстиции субъекта в составе РФ, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Смотрите так же:  Второе гражданство ребенку

В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ,республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба рФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший государственный нотариус, возглавляющий нотариальную контору, а у нотариуса, занимающегося частной практикой, – он сам.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего государственного нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

журнал входящей корреспонденции;

журнал исходящей корреспонденции;

разносная книга для местной корреспонденции;

книга жалоб и предложений;

контрольная картотека (или папка).

Регистрации подлежат все документы, поступающие в нотариальную контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка и другие документы, не связанные с деятельностью нотариальной конторы.

При составлении документов организационно-распорядительного характера нотариусу необходимо руководствоваться указаниями законодательства РФ по ведению делопроизводства, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия

При совершении нотариальных действий нотариус создает письменные квалифицированные доказательства на основании представляемых ему документов.

Следует отметить, что электронный документооборот пока еще не стал составной частью нотариальной деятельности. Однако с января 2014 г. законодатель предусмотрел возможность обращения за совершением нотариального действия к нотариусу в электронной форме. Например, в электронной форме может быть подано уведомление о залоге движимого имущества. В этом случае уведомление о залоге движимого имущества, представляемое нотариусу, должно быть подписано квалифицированной электронной подписью заявителя.

В рамках действующего законодательства РФ представляемые нотариусу документы практически всегда должны быть оформлены на бумажном носителе. Но для совершения нотариальных действий нотариус принимает не любые предъявляемые ему документы, а только те, которые отвечают установленным законом требованиям.

В соответствии со ст. 45 Основ о нотариате нотариусы не принимают документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые и иные неоговоренные слова.

Особые требования предъявляются к представляемым нотариально оформленным документам. Если в таком документе, подписываемом иными кроме нотариуса лицами (например, доверенность, договор, согласие), имеются исправления, то они в обязательном порядке должны быть оговорены и подтверждены подписями этих лиц, а в конце удостоверительной надписи нотариуса – подписью нотариуса с приложением его гербовой печати. Исправления в нотариально оформленном документе, подписываемом только нотариусом (например, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о передаче заявления, постановление о выдаче денежных средств в счет возмещения расходов на похороны наследодателя), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением гербовой печати. Исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте (см. п. 4 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 16.03.2000 № 91).

В предъявляемых нотариально оформленных документах числа и сроки, относящиеся к содержанию документа, хотя бы раз должны быть обозначены словами (например, «12.05.1992 (двенадцатого мая тысяча девятьсот девяносто второго) года рождения», «Доверенность выдана сроком на 3 (три) года»), наименования юридических лиц – без сокращений с указанием адресов их органов (например, «Общество с ограниченной ответственностью “Альянс”», местонахождение которого: город Пушкино Московской области, улица Первомайская, дом № 3 (номер три), именуемое в дальнейшем «ООО “Альянс”»), а фамилии, имена, отчества граждан и адрес их места жительства должны быть написаны полностью (например, «Иванов Иван Иванович, место постоянного жительства которого: город Москва, Свободный проспект, дом № 10 (номер десять), квартира № 72 (номер семьдесят два)»). Текст таких документов должен быть четко написан. В дополнение к указанным требованиям технического характера Основы о нотариате предусматривают требование, относящееся к изложению содержания документа и выражающееся в том, что текст должен быть написан ясно, т.е. содержание документа должно быть изложено таким образом, чтобы в последующем не возникало различных толкований, не оставалось никаких сомнений по поводу обстоятельств, условий, фактов, указанных в документе.

Любые документы, представляемые нотариусу для совершения нотариального действия, могут быть написаны как от руки, так и с использованием технических средств. Однако не допускается представление документов, исполненных карандашом. Кроме того, применительно к нотариально оформленным документам установлены ограничения по использованию красителей при написании этого документа. На основании п. 37, 44 Правил нотариального делопроизводства проставление оттисков печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, мастичных штампов, а также дописывание нотариусом незаполненных мест штампа должно производиться только с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета.

Еще одно установленное Основами о нотариате требование касается оформления многостраничного документа.

В представляемом нотариусу документе, объем которого превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

108shagov.ru. Все права защищены. 2019