Письмо ответ на заявление образец

Образец письма-ответа

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Образец письма в ответ на жалобу

Отношения по защите прав потребителей не заканчиваются на подаче претензии. На неё должны правильно ответить, сделать это в установленной форме и в ограниченные законом сроки. Образец ответа на жалобу и правила его заполнения можно найти в разделе ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 703-52-27
Это быстро и бесплатно !

Когда требуется писать ответ на жалобу

Ответить на обращение потребителя сторона, предоставляющая товары или услуги, должна в любом случае, вне зависимости от того, как подавалась претензия: устно или письменно, в торговую точку или через интернет.

Любая жалоба, которая осталась без внимания стороны, предоставляющей услугу, может стать основанием для инициирования проверки и наложения штрафных санкций.

Письменный ответ на жалобу покупателя подаётся только в том случае, если сам документ подавался в письменной форме, и ему был присвоен индивидуальный номер.

Любые обращения, которые были оформлены не по шаблону, рассматриваться не должны.

Структура ответа

Пример ответа на жалобу вы можете найти на нашем сайте, а сейчас речь пойдёт о том, как правильно её составить и заполнить.

Ответ на обращение обязательно начинается с шапки. В ней указываются контакты стороны, которая отвечает на жалобу, а также контакты того, кто заявлял претензию в магазин или орган. Они должны быть идентичны тем данным, которые были указаны в самой жалобе.

Магазин ответчик должен обратиться к заявителю. Лучше всего сделать это официально, но не слишком сухо. Обращения «Уважаемый/уважаемая» будет достаточно.

В первом абзаце излагается позиция ответчика. Если заявление было признано верным, тогда в этой части должно присутствовать и краткое извинение. Если же заявление отклонено, то тут лишь указывается сам факт отказа.

Далее структура разнится в зависимости от реакции на жалобу. Если заявление отклонено, то ответчиком излагаются фактические обстоятельства с его точки зрения. Все факты должны быть подтверждены доказательствами, приложенными к документу, или свидетельскими показаниями в письменной форме.

Если обращение заявителя было признано объективным, тогда вместо изложения фактических обстоятельств ответчиком описывается, какие меры были приняты и какие требования заявителя будут исполнены.

Следующим абзацем принято благодарить заявителя за его обращение вне зависимости от того, какое решение по жалобе было принято. Считается, что таким образом ответчик демонстрирует своё позитивное отношение к активной гражданской позиции потребителей.

Для отклонённых жалоб возможен ещё один абзац, направленный на поиск компромисса. Магазин может предложить какое-то скидочное предложение, или возможность получить товар бесплатно. Здесь же указывается, каким образом покупатель может выступить за компромисс (номера контактных телефонов или даты, когда потребитель может получить свой подарок в торговых точках сети).

В самом конце документ заверяется датой и подписью ответственного лица.

Несмотря на то, что ответ на жалобу – это официальный документ, и оформляется он в официально-деловом стиле, в отличие от самой жалобы, в них часто допускается использование эмоционально окрашенных слов, которые призваны успокоить потребителя, настроить его на позитивный лад. Законодательством и деловодством такой подход не запрещается.

Смотрите так же:  Мировой суд кузнечики подольского района

Пример:

Как и куда отправляется ответ

Как ответить на жалобу потребителя правильно? Ответ должен быть подан той же формой, что и сама претензия, если другое не было указано в её тексте.

Например, отреагировать на письменное обращение можно только письменно, даже если для связи клиент оставил свой телефон и почтовый адрес.

Как написать ответ на жалобу, если она подавалась через интернет? В таком случае всё зависит от того, какой способ связи был указан в самом обращении.

Электронный ответ направляется в любом случае, но клиент может истребовать и письменный (направить по почте), оставив свой личный адрес.

Если обращение подавалось устно, то ответ на него также может быть передан в устной форме. В то же время правило гласит, что если гражданин потребует отреагировать письменно, отказать ему нельзя.

На то, чтобы ответить на жалобу гражданина, закон даёт тридцать дней. Если для того, чтобы дать правильный и полный ответ нужно больше времени, то срок ответа может быть продлён ещё на тридцать дней, но только после того, как заявитель будет должным образом об этом проинформирован.

Коллективный характер жалобы не является причиной отвечать каждому заявителю отдельно. Письменный ответ присылается лишь представителю, чьи контакты были указаны в шапке.

Письменный ответ на жалобу посылается по адресу, который был указан в шапке заявления, или передаётся клиенту лично в руки. Если документ передаётся по почте, то в отделении гражданин должен будет подписать лист о получении. Если же ответ передавался лично, то подпись ставится прямо в специальном журнале магазина либо органа, куда направлялась жалоба.

Какова ответственность за игнорирование

Если должностным лицом обращение было проигнорировано, либо если письмо ответ на жалобу было дано с опозданием или не в установленной форме, то в соответствии с кодексом об административных правонарушениях, на руководство накладывается штраф от пяти тысяч до двадцати тысяч (если вопрос касается физического лица), либо от ста до пятисот тысяч рублей (если дело касается юридического лица).

Кроме того, неоднократное игнорирование жалоб заявителей может привести к тому, что ответчик будет лишён торговой лицензии, либо временно ограничен в праве на ведение предпринимательской деятельности.

Если же игнорирование жалоб привело к нанесению вреда человеку (или группе людей), то такие действия могут быть расценены как уголовное преступление.

Главное, что стоит помнить во время выяснения отношений с государственным органом, магазином или подрядчиком — они обязаны дать ответ на жалобу клиента.

Образец поможет понять, правильно ли был оформлен этот документ (что не менее важно, ведь из-за нарушения формы ответ может считаться недостаточным, что также влечёт за собой юридические последствия). Закон полностью на стороне заявителя, поэтому не стоит бояться отстаивать свои права.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к . сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о . направляем. ;
  • изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
  • констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с . не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению;
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

  • Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
  • Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
  • Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
  • К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
  • Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
  • Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
  • Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
  • Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
  • Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

Ответ на претензию (пример, но не образец)

По многочисленным просьбам размещаю пример ответа на претензию.

Претензионный порядок может быть предусмотрен законодательством (например, в Законе «О связи», Правилах оказания услуг подвижной связи, Законе РФ «О защите прав потребителей») или условиями договора. Даже если обязательный претензионный порядок не предусмотрен законами и договором, никто не мешает написать претензию, а как следствие — и ответ на нее.

Практика показывает, что ответ на претензию во многих случаях помогает разрешенить конфликтую ситуацию по существу без обращения сторон в суды и долгого разбирательства.

Поэтому не надо пренебрегать этим вариантом как способом разрешения конфликтной ситуации.

В тех случаях, когда ответ на претензию не помогает разрешить ситуацию, он является демонстрацией законопослушности и вниманию к любому капризу клиента и лишь звеном между претензией и исковым заявлением в суд.

Пример ответа на претензию

Комментарий к ответу на претензию

Данный ответ на претензию взят «как есть», т.е. он не составлялся специально, а взят из реального гражданского дела.

Зная суть вопроса, мы уже поспорили по содержанию в пользу потребителя, но это — детали (ведь содержание каждой претензии индивидуально для каждого случая).

А вот по форме — она вполне подойдет для любого случая.

Итак, начнем с формы.

Ответ на претензию лучше писать на фирменном бланке организации.

Конечно же, необходимо указывать — кому она адресована, кем она подписана и когда составлена.

Срок здесь имеет значение, т.к. он установлен законами (как правило, это 10 или 30 дней с момента получения претензии).

По своему содержанию возможны два варианта: удовлетворение требований заявителя (полное или частичное) или отказ в удовлетворении таких требований.

Лучше, если отказ мотивирован, т.к. надо помнить, что при несогласии с вашими доводами заявитель обратится в суд, в котором ваш ответ на претензию будет расцениваться как ваша позиция.

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление документов может помочь избежать финансовых санкций гос. органов и (возможно) требований оппонента, либо уменьшит размер удовлетворенных судом исковых требований.

Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей платной услугой дистанционного консалтинга или с обратиться к нам за помощью в составлении ответа на претензию.

Размещено на сайте 29 октября 2011 года. Дополнена — 11.03.2016

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки перено­сить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№__. «). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. 2

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 3

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Дополнительная информация:

  • пример оформления письма-ответа;
  • служебное письмо;
  • информационно-справочные документы;
  • почтовый адрес.

_____
1 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
2 Там же.
3 Там же.

Пример ответа на заявление сотрудника

ДЕПАРТАМЕНТ ДОРОЖНО — МОСТОВОГО И ИНЖЕНЕРНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

ТРЕСТ «МОСОТДЕЛСТРОЙ № 1»

Адрес: 107023, г. Москва, ул. Буженинова, д. 13 Телефон: (495) 963-65-57

(495) 963-65-66 – отдел кадров

№______ от «____»_____________ 20____ г.

Маляру 5 разряда

Ряякиной Анне Сергеевне

Уважаемая Анна Сергеевна!

По Вашему заявлению о неправомерности в выплатах заработной платы и ведении табеля отработанного времени, сообщаем следующее.

В соответствие с установленной и закрепленной в трудовом договоре системой оплаты труда, а именно сдельно-премиальной, начисление и выплата заработной платы осуществляются на основании утвержденного наряда на работы, который подписывается прорабом, Вами и утверждается главным инженером.

При данной системе оплаты труда учитывается произведенная работа, а не отработанные дни и часы.

В январе 2009 года наряд составил 3200 рублей.

В период с 01 по 11 января работы не осуществлялись, в период с 12 по 23 января 2009 года Вы, в соответствие с подписанным соглашением и приказом № 97/2а от 31.10.2008 г. были переведены на неполное рабочее время, где оплата производится пропорционально отработанному времени или выполненному объему работ.

По факту Вашего заявления о том, что Вы в январе 2009 года работали на объекте Научный проезд, сообщаем, что работы на объекте Научный проезд в январе 2009 года не проводились ввиду расторжения договора в 2008 году. Руководство предприятия в известность, что прораб Зотова Е.А. дала Вам указание работать на этом объекте, поставлено не было, ввиду чего установить факт Вашей работы на данном объекте и начисления заработной платы в этот период, невозможно.

Таким образом, прогулов в январе 2009 года у Вас нет, а наряд закрыт на сумму 3200 рублей.

В феврале 2009 года с 02 февраля по 13 февраля Вы находились на временной нетрудоспособности, начисление листка нетрудоспособности составило 6662 рубля 40 копеек. С 14 февраля 2009 г. по 15 марта 2009 года, Вы находились в очередном оплачиваемом отпуске, за который Вам было начислено 15139 рублей 32 копейки.

В июле 2009 года прогулов у Вас нет, наряд закрыт на сумму 9831 рубль 60 копеек. С 27 июля 2009 г. у Вас началась временная нетрудоспособность, начисления которой произведены в августе 2009 года. Окончилась 04 августа 2009 года. Повторно временная нетрудоспособность началась с 06.08.2009 и закончилась 21.08.2009 г.

В августе 2009 года прогулов у Вас нет, наряд закрыт на сумму 1015 рублей, начислено пособие по временной нетрудоспособности с 27.07.2009 по 04.08.2009 в размере 5573 рубля 61 копейка, начислено пособие по временной нетрудоспособности с 06.08.2009 по 21.08.2009 в размере 9418 рублей 40 копеек.

В связи с предписанием врачей о временном переводе на легкий труд с 22.08.2009 г. по 04.09.2009 г. Вам была начислена оплата по среднему заработку в размере 7647 рублей 20 копеек.

Таким образом, заявленные Вами дни, как возможные прогулы, таковыми не являются.

Начисление заработной платы в январе дополнительно уже начисленной в размере 3200 рублей не представляется возможным, так как объект Научный проезд наше предприятие покинуло в 2008 года ввиду расторжения договора.

Начальник отдела кадров

Смотрите так же:  Полномочия госдумой
108shagov.ru. Все права защищены. 2019