Образец приказа об открытии группы

Оглавление:

Приказ о создании обособленного подразделения

Активно развивающиеся предприятия рано или поздно сталкиваются с необходимостью создания обособленных подразделений. Для того, чтобы провести эту процедуру по всем правилам на определенном этапе необходимо написать специальный приказ. Именно с момента подписания данного документа запускается процесс открытия обособленного подразделения.

Что такое обособленное подразделение

К обособленным подразделениям относятся любые отделения компании, в том числе филиалы и представительства, удаленные от центрального офиса на достаточно большие расстояния. При этом считаться таковыми могут только те подразделения, которые имеют стационарные рабочие места (т.е. они должны быть зарегистрированы и функционировать по одному адресу не менее одного месяца).

Открывать обособленные подразделения имеют право только предприятия и организации, индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, потому что по закону они могут осуществлять свою деятельность в любой точке страны совершенно свободно.

Обособленные подразделения ни в коей мере не являются самостоятельными юридическими лицами, действуют строго в рамках, установленных головной компанией и располагают только теми средствами, которые она предоставляет.

Создание обособленных подразделений должно проводиться в определенном порядке, и сведения об этом любая компания должна вносить в свои регистрационные документы.

Порядок создания обособленного подразделения

  1. Открытие обособленного подразделения не самая сложная процедура, хотя и доставляющая некоторые хлопоты. Начнем с того, что сама возможность его создания должна быть прописана в Уставе компании (если такого пункта там нет, значит предварительно нужно внести изменения в Устав).
  2. Затем, соответствующее решение должно быть принято на общем собрании учредителей и зафиксировано в специальном протоколе.
  3. После этого на предприятии
    • издается приказ,
    • собирается определенный пакет документации, в который в обязательном порядке входят учредительные бумаги фирмы,
    • пишется заявление в территориальную налоговую службу,
    • в короткий срок о событии извещаются все заинтересованные государственные структуры, в том числе и фонды социального страхования.

Только после полного прохождения всех вышеописанных этапов обособленное подразделение может начать свою деятельность.

Кто пишет приказ о создании обособленного подразделения

Обычно непосредственным исполнителем по написанию приказа является рядовой сотрудник предприятия:

  • юрисконсульт,
  • кадровик,
  • секретарь,
  • руководитель отдела, имеющего прямое отношение к развитию организации.

Однако в любом случае этот человек, вне зависимости от должности, обязан обладать определенными знаниями и навыками по созданию и утверждению распорядительных документов.

После составления приказ необходимо обязательно передавать на ознакомление и визирование директору фирмы, поскольку без его автографа он не приобретет законной силы.

Что является основанием для приказа

Каждый издаваемый приказ, и этот не исключение, должен быть чем-то обоснован. В данном случае в качестве основания можно сослаться на конкретную статью в законе, дающую право предприятиям и организациям создавать обособленные подразделения или просто написать что-нибудь вроде: «В связи с развитием предприятия», «расширением организационной структуры» и т.п.

Образец приказа о создании обособленного подразделения

Унифицированных, единых для всех стандартов по написанию приказа о создании обособленного подразделения нет, так что предприятия и организации могут создавать этот документ в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Так или иначе, приказ должен содержать в себя ряд определенных сведений, а именно:

  • номер, дату и место создания — населенный пункт, в котором зарегистрирована компания и ее полное наименование;
  • отразить факт создания обособленного подразделения;
  • указать его статус (филиал или представительство);
  • указать адрес, по которому оно будет находиться;
  • перечислить список функций, которые возлагаются на отделение;
  • определить порядок, в котором оно должно осуществлять свою деятельность (как правило, здесь пишется то, что подразделение обязано работать так, как прописано в Уставе головной организации);
  • отметить факт, что по закону структурное подразделение не является юридическим лицом;
  • в завершение в приказе нужно указать ответственных за его исполнением лиц: это может быть сам директор или какой-то другой сотрудник предприятия (как правило, заместитель руководителя).

Как оформить приказ

Никаких норм по оформлению приказа как и по его содержанию нет, так что его можно писать на простом чистом листе А4 или даже А5 формата или фирменном бланке компании как от руки, так и в печатном виде. При этом печатный вариант на фирменном бланке будет намного выигрышнее, поскольку он изначально содержит в себе реквизиты организации, разборчивый текст, да и выглядит солиднее.

Приказ оформляется в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать неограниченное количество копий.

Требования к визированию приказа

Приказ должен быть в обязательном порядке заверен директором предприятия или иным лицом, обладающим правом подписи подобных документов.

Кроме того, под ним должны поставить свои росписи лица, ответственные за его исполнение и те сотрудники, которые в нем упомянуты.

Их автографы будут свидетельствовать о том, что они ознакомлены и согласны с приказом.

Как хранить документ

После составления и визирования документа, он должен содержаться совместно с другими распорядительными бумагами фирмы в отдельной папке, доступ к которой следует строго ограничить. После утраты актуальности приказ необходимо передать на хранение в архив организации на срок, определенный законодательством или установленный ее внутренними локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

«ДЕТСКАЯ АКАДЕМИЯ»

Центр инсталляции по компетенции «Дошкольное образование»

В преддверии профессионального праздника (27 сентября) – дня Дошкольного работника, приглашаем всех желающих принять участие в выставке творческих работ «Умелые руки не знают скуки» и 26 сентября в работе Педагогической гостиной.

В этот торжественный день мы с огромным уважением, пожеланием счастья, добра и терпения, поздравляем не только воспитателей, но и ВСЕХ сотрудников ДОУ!

Лето, весна и осень – всегда самые активные времена года. В это время мы живем активно, и нам просто некогда задумываться о том, чем бы нам заняться вечерами? Однако с наступлением зимы все меняется, на улице начинает раньше темнеть и начинаются холода. Именно поэтому зимой мы спешим домой, придя домой начинаем искать, чем бы нам заняться?

И так что же, можно предложить в качестве увлекательного занятия длинными, холодными осенними и зимними вечерами?

Предлагаем вам рассказать о своих увлечениях, поучаствовать в выставке, обменяться опытом.

Приказ о создании рабочей группы

Приказ о создании рабочей группы пишется в тех случаях, когда перед директором организации стоит задача по выбору нескольких сотрудников для решения какого-либо важного текущего вопроса.

Любую проблему рабочая группа решает намного оперативнее и качественнее, чем если бы над ней работал один специалист. Более того – иногда случаются ситуации, в которых работникам предприятия для достижения общих целей необходимо действовать сообща.

Поводы для составления приказа

Обстоятельств, по которым в работе организации возникает необходимость составления приказа о создании рабочей группы, может возникнуть немало. Например, рабочая группа может понадобиться для:

  • создания локальной нормативной документации;
  • работы над какими-то проектами;
  • оценки производимой продукции;
  • проверки техники и оборудования и т.д.

Кого включить в состав группы

Руководство и администрация каждого предприятия самостоятельно решают, сколько человек и кого именно включить в состав той или иной рабочей группы – в принципе, все зависит от того, над какими именно проблемами этим сотрудникам предстоит совместно работать.

Отметим лишь то, что каждый из них выполняет строго отведенную ему роль, а это значит, что все люди, вошедшие в состав рабочей группы, должны обладать достаточной квалификацией, определенным образованием и опытом работы. Кроме того, они должны уметь взаимодействовать друг с другом, невзирая на личные симпатии и антипатии, поскольку они несут полную солидарную ответственность за результаты своего труда.

Смотрите так же:  Спор 2 детей

В рабочую группу допускается включать не только штатных работников организации (как правило, из разных подразделений), но и сторонних экспертов (особенно, если речь идет о каких-то сложных технологических процессах, оборудовании, технике и т.п.).

Кто составляет приказ

Так как любой приказ формируется всегда от имени руководителя предприятия, то прямая обязанность по его написанию обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или иного приближенного к директору сотрудника, имеющего представление о том, как писать распорядительные документы.

Вне зависимости от того, кто именно занят в формировании приказа, для придания ему легитимности важно соблюсти только одно ключевое требование: чтобы после составления он в обязательном порядке был заверен самим директором.

Общие сведения о документе

Если у вас возникла потребность в составлении приказа о создании рабочей группы, ознакомьтесь с нашими советами и посмотрите приведенный ниже образец документа.

Для начала дадим общие сведения о приказе. Сейчас унифицированного стандарта по составлению распорядительных бумаг нет, так что любой подобный документ работники компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанная и утвержденная форма приказа – по его образцу.

Формируя приказ, руководствуйтесь несколькими простыми правилами.

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование, которое всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…». Оно дает представление об обстоятельствах, послуживших причиной для составления приказа. Кроме того, в бланк вписывается и основание – т.е. ссылка на статью и пункт закона, который дает право для написания данного документа.
  2. Приказ допускается писать на обыкновенном листе любого удобного формата (чаще всего применяется А4) или на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы).
  3. Писать приказ можно от руки (главное, чтобы написано все было четко, разборчиво, без ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
  4. Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается директором (или работником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими упомянутыми в нем лицами. Все автографы должны быть только «живыми», т.е. факсимильные (отпечатанные) подписи в бланке использовать нельзя.
  5. Ставить на приказе печать надо только тогда, когда правило по применению штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике организации. После составления приказ регистрируется в журнале учета распорядительной документации (он должен быть в каждой компании).

Образец приказа о создании рабочей группы

В «шапке» документа пишется:

  • его название (с коротким обозначением смысла);
  • номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом;
  • наименование предприятия;
  • дата, место формирования приказа.

Затем ниже идет основная часть, в которой указывается:

  • обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось составление данного распоряжения;
  • состав рабочей группы – должности, имена-отчества-фамилии сотрудников, выделить среди них главного (председатель и члены группы);
  • конкретные цели и задачи, которые предстоит решить рабочей группе;
  • при необходимости поставить четкие сроки для выполнения возложенных на рабочую группу обязанностей.

В заключение следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель структурного подразделения, председатель рабочей группы).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен так, как полагается, а все заинтересованные лица с ним ознакомятся, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, который несет ответственность за сохранность распорядительных бумаг. В течение всего периода действия приказ должен лежать в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в кабинете, доступ в который для посторонних людей ограничен.

После того, как срок хранения приказа закончится, его можно передать в архив предприятия и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

Образец приказа об открытии обособленного подразделения

Образец приказа об открытии обособленного подразделения (далее по тексту — ОП) поможет головным предприятиям быстрее оформить такое решение. О том, каково содержание данного распоряжения и как оно оформляется, вы узнаете из статьи далее. Также в ней вы найдете образец этого документа.

Условия создания ОП

При принятии решения о создании ОП важно, чтобы было соблюдено как минимум 2 условия:

  1. Подразделение должно быть расположено территориально обособленно от головной компании, т. е. за пределами ведения подразделения ИФНС, в котором она зарегистрировано.
  2. В создаваемом ОП должны быть созданы рабочие места — достаточно даже одного (письмо УФНС г. Москвы «О необходимости регистрации…» от 31.03.2010 № 16-15/[email protected]).

Решение о создании (открытии) ОП обычно принимается общим собранием участников ООО (ч. 1 ст. 5 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Согласно ч. 3 ст. 55 ГК России, ОП не является юрлицом, но наделяется имуществом и действует на основании положения, утвержденного создавшей его организацией. Назначение руководителя ОП производится головным юрлицом.

Содержание приказа о создании ОП, образец

В приказе о создании (открытии) ОП необходимо отразить такие вопросы:

  • факт создания ОП;
  • утверждение положения об ОП;
  • определение функций ОП;
  • назначение руководителя ОП;
  • утверждение штатного расписания новой структурной единицы.

Резолютивная часть приказа об открытии ОП, который издается головной организацией в произвольной форме, может выглядеть так:

  1. Создать филиал ООО «Радугин» по адресу: Московская область, г. Мытищи, ул. Строителей, д. 5.
  2. Определить следующие функции филиала: розничная продажа товаров ООО «Радугин» на территории г. Мытищи, поиск и консультирование покупателей.
  3. Утвердить положение филиала ООО «Радугин» в г. Мытищи.
  4. Назначить директором филиала ООО «Радугин» в г. Мытищи Колпакова Олега Валерьевича.
  5. Начать хозяйственную деятельность после оборудования рабочих мест по адресу нахождения филиала в г. Мытищи с 01.03.2017…»

Главное — учесть в приказе об открытии ОП все основные моменты, связанные с началом его деятельности. В частности, следует издать распоряжение о создании ОП с указанием адреса места его расположения, определить, чем оно будет заниматься и кто будет им управлять. Образец приказа об открытии ОП можно скачать на нашем сайте.

Приказ об открытии/закрытии обособленного подразделения

При расширении организации, к примеру, увеличении ее постоянного присутствия в каком-либо населенном пункте, практически всегда прибегают к созданию дополнительно филиала. Такие структуры могут быть трёх видов: филиал юрлица, обособленное подразделение и представительство. В первом случае имеет место объект, который расположен вне места нахождения юридического лица, причем он выполняет все функции компании либо их часть. В случае обособленного подразделения подразумевается любое территориально обособленная структура со стационарными рабочими местами по месту его нахождения. Наконец, представительство – еще одно обособленное подразделение, представляющее и защищающее интересы юрлица. В любом из этих трех случаев открытие таких структур осуществляется после выхода специального приказа.

Образец приказа о создании обособленного подразделения

Чтобы признать обособленное подразделение компании таковым, не обязательно отражать его создание в организационно-распорядительных или учредительных документах. Согласно п.2 ст.11 НК РФ, первое, что необходимо сделать руководству организации — подать в налоговые органы документ по форме № С-09-3-1, который станет основанием для постановки нового подразделения на налоговый учет.

Что касается второго обязательного документа — приказа о создании обособленного подразделения компании, — он издается и визируется генеральным директором организации и ступает в силу с момента появления и введения в строй новых стационарных рабочих мест. Образец приказа об открытии обособленного подразделения можно скачать на нашем сайте.

Пример приказа о создании обособленного подразделения:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 11
о создании обособленного подразделения

«22» января 2018 года

1. Создать обособленное подразделение «Орловский офис общества с ограниченной ответственностью «Альфа»» (далее – Подразделение) по адресу: 125008, г. Орел, ул. Михалковская, д. 20.

2. Определить следующие функции Подразделения: реализация продукции ООО «Альфа» на территории города Орла, в частности, поиск покупателей, их консультирование, заключение с ними договоров розничной купли-продажи, осуществление наличных расчетов.

3. Установить следующую организационно-штатную структуру Подразделения:

Подразделение возглавляет директор, назначаемый генеральным директором общества. Директор Подразделения:

– осуществляет руководство текущей деятельностью Подразделения;

– дает указания, обязательные для сотрудников Подразделения;

– обеспечивает надлежащее исполнение приказов генерального директора общества, изданных в отношении деятельности Подразделения.

В подчинении директора Подразделения находятся продавцы-консультанты и продавцы-кассиры, назначаемые генеральным директором общества.

4. Начать осуществление Подразделением деятельности с момента оборудования по месту его нахождения стационарных рабочих мест и издания приказа об открытии Подразделения.

Подразделение не является юридическим лицом, филиалом, представительством, не имеет отдельного баланса, самостоятельно не начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу сотрудников.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Приказ о закрытии обособленного подразделения пример

Прежде чем прекратить деятельность филиала, обособленного подразделения или представительства, необходимо также сообщить об этом намерении в местный налоговый орган (пп. 3.1 п. 2 статьи 23 НК РФ). Законом также устанавливаются сроки, в течение которых следует отправить уведомление и издать соответствующий приказ:

  • не более 3-х дней с момента принятия решения о закрытии филиала (представительства)
  • не более 3-х дней с момента прекращения деятельности обособленного подразделения
Смотрите так же:  Выписка егрюл ип заявление

Необходимо отметить, что представление какие-либо других документов, которые бы обосновывали прекращение деятельности обособленного подразделения, филиала или представительства по действующему законодательству не предусмотрено.

Пример приказа о закрытии обособленного подразделения:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 11
о закрытии обособленного подразделения

1. Закрыть обособленное подразделение «Орловский офис общества с ограниченной ответственностью «Альфа»» (далее – Подразделение) по адресу: 125008, г. Орел, ул. Михалковская, д. 20.

2. Руководителю Подразделения П.А. Беспалову утвердить порядок ликвидации Подразделения,
организовать процесс ликвидации Подразделения, в том числе в срок до 13 мая 2015 года расторгнуть договор аренды помещения по адресу: 125008, г. Орел, ул. Михалковская, д. 20.

3. Главному бухгалтеру А.С. Глебовой провести необходимые мероприятия, связанные с закрытием баланса Подразделения.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _______________ А.В. Львов

Что такое приказ о запуске проекта и зачем он нужен?!

Немного о документах по проекту

Последнее время на просторах рунета сталкиваюсь с недопониманием понятия «управление проектами» в целом и основными документами по проектной деятельности в частности. Люди то и дело говорят, что «Внедрение подходов к управлению проектами — это бюрократия и ничего более», и «Это внедрение только усложняет всем жизнь». Могу сказать, что отчасти они правы, но реально документы придуманы не просто так и каждый документ даёт какой-либо результат, упрощает деятельность руководителя проекта, формализует процесс.

Документы бывают разные, но все они полезны и необходимы

Необходимо понимать, что не стоит стрелять из пушки по воробьям, иногда в компаниях внедряется КСУП, которая содержит большое количество документов, а реально в этой компании ведётся мало проектов и все они типовые, больше похожие на обычную операционную деятельность и применение к ним целого ряда документов, просто излишен. Такой подход приведет как раз к бюрократии. Но не все такие, есть компании, в которых действительно внедрение КСУП и использование ряда документов даёт свои плоды. По сути, все документы по проекту можно поделить на две части:

  • Первые — это основные документы по проекту, т.е. те которые используются в рамках реализации любого проекта внутри компании. Такие документы являются приложениями к регламенту управления проектами в виде шаблонов. Каждое внедрение проектного управления уникально и набор таких документов может варьироваться. В любом случае есть «джентльменский набор» документов, таких, как «Приказ о запуске проекта», «Устав проекта», «Описание содержания», «План управления проектом», «План исполнения проекта» (иногда этот документ выделяют в отдельный), «Запросы на изменение проекта», «Итоговый отчёт» и «Приказ о завершении проекта».
  • Вторые — это документы, создаваемые в рамках исполнения конкретного проекта и являются промежуточными результатами проекта. Документы совершенно разные и не являются типовыми. Например «Договоры», «Соглашения», «Концепция», «Техническое задание», «Акты об оказанных услугах» и т.д. Иногда такие документы могут быть включены в пул основных документов. Если речь идёт о типовых проектах ИТ, то например для ТЗ разрабатывают типовой шаблон и этот документ является приложением к регламенту.

Разбор полётов. Приказ как формальный старт проекта

Собственно хотел бы начать своё повествование с этого документа и разобрать его на составные части. Документ достаточно прост, но требует разъяснений. Иногда документ называют «приказ о реализации проекта», иногда «приказ о старте проекта» или «приказ об исполнении». В общем как его не назови, суть у него одна — дать формальный старт проекту и наложить обязательства на определенных лиц.

Не важно, внутренний проект или внешний, наличие такого приказа должно быть (тут нужно отталкиваться от здравого смысла и корпоративной культуры компании). Конечно, в случае, если Заказчик является внешним и на проекте задействованы подрядные организации, то мы своим приказом не сможем заставить сотрудников сторонней компании выполнять те или иные работы. Но ведь с нашей стороны тоже присутствует Куратор проекта, Руководитель и Команда проекта, поэтому действие приказа при таком раскладе распространяется только на наших сотрудников и должен коррелироваться с договором по срокам, бюджету и содержанию. И так:

Тело приказа начинается с основного абзаца, которым снимаются большинство вопросов:

В целях выполнения Инвестиционной программы компании ОАО «Рога & Копыта» на 2014 год, утвержденной решением Правления ОАО «Рога & Копыта» от 25.12.2013 г. (Протокол № 143 от 25.12.2013 г.), исполнения решения Управляющего Совета по ИТО «Локальные информационные системы» от 26.12.2014 г. (Протокол № 234), для обеспечения автоматизации процессов планирования и контроля версионности программного обеспечения внутри компании.

Необходимо указать или сослаться на утвержденную инвестиционную программу, в рамках которой реализуется проект, указав название компании и год, на который была утверждена данная инвестиционная программа. Если речь идет не об инвестиционном проекте, а об организационном, то можно сослаться на утвержденный портфель проектов или бизнес-план компании. Если внутри компании нет годового планирования, то можно сослаться на текущий портфель проекта и договор. Далее прописываем коллегиальный орган, или структурное подразделение компании, кем была утверждена инвестиционная программа. Возможно придется так же указать во исполнении решения какого-либо Совета по направлению деятельности, если таковой присутствует в компании. В конце абзаца указываем цель проекта. Цель проекта берется из заявки на рассмотрение проекта или инициативы.

Основные пункты приказа:

1. Приступить с «16» февраля 2014 г. к реализации проекта «Консолидированная версионность» (далее – проект) в ОАО «Рога & Копыта» в соответствии с географическими и организационными рамками проекта согласно Приложению №1.

В данном пункте мы прописываем плановую дату начала проекта, указываем название проекта, которое у нас изначально попало, как инициатива в портфель проектов или прописанное в договоре, и ссылаемся на приложение 1 к приказу — в табличной форме в приложении 1 прописываем географические рамки проекта (адреса и местности, которые затрагивает реализация проекта) и организационные рамки проекта (процессы и структурные подразделения. которые затрагивает реализация проекта).

2. Определить результатами проекта: Настроенную и введенную в эксплуатацию информационную систему управления версиями ПО на базе «VersusSystems», нормативно-справочную документацию и инструкции пользователей, в соответствии с его функциональными рамками согласно Приложению № 2.

Перечисляем основные результаты проекта и ссылаемся на функциональные рамки (характеристики) проекта, которые приводятся в Приложении 2 к приказу, в табличной форме. При внедрении ИС иногда ТЗ может быть готово заранее и является приложением к договору, тогда ссылаемся на ТЗ, в противном случае описываем основные характеристики проекта, как некие ограничения (пропускная способность системы, количество одновременно работающих пользователей и т.д.). Основные результаты проекта необходимо прописывать в приказе, таким образом мы обязываем и Руководителя проекта и его Команду в рамках проекта достичь эти результаты.

3. Создать Проектный офис проекта в соответствии со структурой Проектного офиса согласно Приложению №3.

Иногда под большие проекты создают на время реализации проекта структурные подразделения — Проектные офисы (не путайте с аналогичным подразделением, в задачи которого входят внедрение и развитие подходов к управлению проектами), данный пункт обязывает создание такого подразделения, в противном случае можно прописать создание Команды проекта. Так или иначе ссылаемся на Приложение 3 к приказу, в котором прописываем орг.структуру Проектного офиса или Команды проекта. Это всё необходимо, во-первых для понимания ролей и ответственности, во-вторых организационная структура Проектного офиса зависит от категории проекта, а для различных категорий проектов обычно в регламенте (методологии) прописывают различные процессы, какие-то простые, какие-то разветвленные. Также данным пунктом мы обязываем создание самого структурного подразделения. Это формальность, но её необходимо учесть, благодаря ей мы придаём нашему Проектному офису юридическую значимость.

Смотрите так же:  Можно ли возобновить дело если забрал заявление

4. Включить в состав Проектного офиса работников (Приложение №4) в соответствии с требованиями к составу, количеству и квалификации работников, утвержденными Управляющим Советом по ИТО Бизнес – сегмента «Локальные информационные системы».

В данном пункте мы определяем критические ресурсы, выделяемые на проект т.е. те ресурсы, без которых невозможно будет реализовать проект и команду управления проектом. Всё относительно, конечно на больших проектах мы не сможем определить всех, но ответственных всё же определить стоит. Таким образом мы определяем необходимые ресурсы на проект, что бы уже не отвертелись)))

5. Назначить Руководителем Проектного офиса проекта (должность, ФИО).

6. Руководителю Проектного офиса проекта (должность, ФИО):

6.1. Работы по проекту выполнить в срок до 25 августа 2014 г. силами ОАО «Рога & Копыта» и подрядных организаций;

6.2. В срок до 15 февраля 2014 г. обеспечить разработку Устава Проекта и представить на согласование Куратору проекта, Оперативному Совету и на утверждение Управляющему Совету по ИТО Бизнес-сегмента «Локальные информационные системы»;

6.3. В срок до 25 февраля 2014 г. представить План проекта на согласование Куратору проекта, Оперативному Совету и утверждение Управляющему совету по ИТО Бизнес-сегмента «Локальные информационные системы»;

6.4. Ежемесячно, 15 числа и в последний рабочий день месяца, представлять в Группу расчета с персоналом Бухгалтерии списки сотрудников, занятых в проекте в отчетном периоде.

6.5. Руководителю Проектного офиса (должность, ФИО) инициировать заключение договоров с организациями-пользователями и подрядными организациями в срок до 5 марта.

Пятым и шестым пунктом определяем Руководителя проектов и даём ему поручения, фиксируя сроки (лучше прописывать конкретные сроки, нежели выражать всё в количестве дней или не писать вообще). В рамках управления коммуникациями, определяем периодичность подачи документов в бухгалтерию (это делается в случае если ЗП сотрудников привязана к проектной деятельности).

7. Финансирование расходов осуществлять за счет средств Инвестиционной программы ОАО «Рога & Копыта» /поступлений по договорам с организациями-пользователями.

Определяем источники финансирования и привлечения средств на проект. В данном случае мы привязываемся к инвестиционной программе (которая разрабатывается, отчасти на основе сформированного портфеля проектов). Необходимо иметь ввиду, что иногда проекты делаются за счёт одной компании (Спонсор проекта) для другой компании (Заказчик), а использовать продукт будет третья компания, в таком случае возможны финансовые поступления не только от основного спонсора но и от организаций-пользователей.

8. Финансовому директору (ФИО) в срок до 15 февраля 2014 г. открыть элемент в структурном плане проекта (СПП) в ИСУ «Название системы» для учета расходов проекта.

Обязываем Финансового директора или ответственное лицо, открыть в финансовой системе элемент по которому будет вестись учёт расходов по проекту.

9. Главному бухгалтеру (ФИО) обеспечить отражение в бухгалтерском учете затрат по проекту.

Обязываем нашего главного бухгалтера отражать в бухгалтерском учёте затраты по проекту. Аналогично предыдущему пункту, необходимость вызвана стремлением правильно совершать финансовые операции и вести учет денежных средств.

10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на (должность, ФИО).

Возлагаем ответственность за контроль и исполнение приказа на конкретного человека — Куратора проекта.

Вместо завершения

На самом деле такого рода приказы не всегда используются и более того, не всегда в них есть необходимость. Опять же, повторюсь, зависит от внутренней корпоративной культуры компании, величины проекта, организационной структуры, направления деятельности и т.д.. Всегда ищите золотую середину, а данная статья, надеюсь, послужит примером.

Скачать пример Приказа о запуске проекта можно здесь.

Приказ о реализации проекта – пример

В любом крупном проекте, затрагивающем многие подразделения компании, перед стартом (а чаще – в процессе) необходимо выпустить приказ о проекте (иногда называют «приказ на руководителя проекта»), дающий формальные полномочия. Ценность приказа о реализации проекта переоценить сложно, особенно если в компании непроектная структура, и подписание устава не наделяет PMа всеми правами автоматически. А в матрице, тем более слабой, выпуск приказа – зачастую необходимый шаг, чтобы обеспечить работу по проекту и нужные результаты.

Я для себя когда-то давно составила шаблон, который с тех пор кочует из проекта в проект, иногда совершенствуясь, и готова с вами им поделиться.

ПРИКАЗ № XXXXXXXXX от XX августа 201Х

О внедрении системы электронного документооборота в ООО «Звездочка»

С целью успешной реализации проекта «Внедрение системы электронного документооборота» в ООО «Звездочка» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить руководителем проекта Старшего аналитика Бажанову Ю.В. .

Задачи руководителя проекта:

– обеспечить реализацию проекта в установленные сроки;

– обеспечить реализацию проекта в рамках утвержденного бюджета;

– осуществлять управление командой проекта в рамках согласованного процента привлечения участника команды на проект.

– обеспечивать своевременную коммуникацию о статусе проекта и эскалацию вопросов на управляющий комитет проекта;

2. В рамках реализации проекта назначить:

– владельцем процесса внутреннего электронного документооборота между сотрудниками компании – Руководителя Административного департамента Сергеева С.С.

– владельцем процесса кадрового электронного документооборота – Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.

– Владельцем процесса электронного документооборота с подрядчиками – Руководителя Департамента по закупкам Коробкина К.К.

Задачи владельцев процесса:

– обеспечить предоставление всей информации о процессе, необходимой в рамках проекта;

– утвердить схемы «как есть» и «как будет» при проектировании системы;

– обеспечить одинаковое понимание схемы «как будет» всеми участниками процесса;

3. Назначить спонсором проекта Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.

Задачи спонсора проекта:

– обеспечить проект финансовыми ресурсами;

– оказывать административную и организационную поддержку руководителю и команде проекта;

4. Создать управляющий комитет проекта в следующем составе:

– Руководителя Департамента по управлению персоналом Цыпкина Ц.Ц.;

– Руководитель Департамента по закупкам Коробкин К.К.;

– Руководитель Административного департамента Сергеев С.С.

Задачи управляющего комитета:

-обеспечить общий надзор и координацию выполнения проекта;

– утверждать решения, превышающие полномочия руководителя проекта;

– оказывать помощь руководителю проекта в привлечении дополнительных ресурсов;

– оказывать консультативную помощь;

– согласовывать обеспечение рабочих условий для членов проектной группы, в том числе время для работы на проекте с приоритетом перед другими работами для своевременного и качественного выполнения своих задач;

– обеспечить общий надзор и координацию выполнения проекта;

5. Создать рабочую группу проекта в следующем составе:

– Борщева Б.Б. – Руководитель секретариата;

Задачи участников рабочей группы :

– выполнять поставленные руководителем проекта задачи и предоставлять отчеты об их выполнении, согласно установленных им сроков (сроки выполнения и содержание задач должны быть согласованы с участником проектной группы и его руководителем, в случае возникновения конфликтов относительно сроков и содержания задач проекта вопрос должен быть вынесен для решения на управляющий комитет проекта);

– выдвигать и реализовать предложения по организационному и техническому совершенствованию процессов внутреннего электронного документооборота, кадрового электронного документооборота и электронного документооборота с подрядчиками;

– предоставлять экспертную оценку по вопросам, имеющим отношение к проекту, и необходимую для проекта информацию;

– принимать участие в разработке и согласовании процедур, инструкций и прочих документов, связанных с указанными выше процессами;

– принимать участие в организации и проведении информационной кампании;

– принимать участие в организации и проведении обучения по указанным выше процессам.

– принимать совместные организационные решения в ходе проекта;

– принимать участие в опытной эксплуатации системы электронного документооборота;

– принимать участие в регулярных встречах рабочей группы и других мероприятиях в рамках проекта.

Например: создать группу тренеров по будущей системе электронного документооборота в таком-то количестве, провести тестирование системы в таком-то объеме, организовать обучение работе с системой таких-то групп сотрудников и обеспечить их присутствие и проч. В каждом разделе неплохо бы обозначить задачи данной группы, например:

– пройти обучение в указанные тренерами сроки;

– успешно выполнить проверочный тест для допуска к работе в системе;

– после выполнения теста получить индивидуальный логин и пароль для работы в системе.

N+1. Определить срок реализации проекта: XX августа 201Х.

N+2. Обеспечить привлечение других сотрудников Компании к работе над проектом в случае необходимости и по согласованию с руководителем проекта, руководителями подразделений, управляющим комитетом проекта.

N+3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за Директором по постоянным улучшениям Акимовым А.А.

108shagov.ru. Все права защищены. 2019